USER JOURNEY & ROLE FLOW

eProcure — Alur pengguna per peran

Document Version: 1.9 Date: 19 September 2026 Status: As-built: Head buka paket + roster + desk rekanan; cut SPK; onboarding vendor terkunci Untuk: klien (bisnis, procurement, IT) — peta “siapa mengerjakan apa” Bacaan publik: /alur Acuan peran: seed RBAC Roles.php · menu frontend/src/config/navigation.ts GATE langkah: PHASE1_JOURNEY_CHECKLIST.md Skenario SIT (login vendor → SKT/TDR → SPK): SIT_VENDOR_SKT_SPK.md Aturan bisnis: BRD.md §1.5 (rencana pelaksanaan)

Dokumen ini mengisi kotak business process. BRD menjelaskan aturan; checklist untuk UAT. BPMN formal tidak dibuat kecuali kontrak klien memintanya.

Permission dicek di server. Menu mengikuti permission dan flag PR_AND_FINANCE_ENABLED (frontend/src/config/scope.ts).

0. Rencana pelaksanaan

Dua lapisan. Jangan campur saat demo / UAT.

Cut UI (A): hide /purchase-requests, /purchase-orders, /invoices (+ setara vendor). Menu Kontrak / SPK tetap. Roster membatasi siapa yang mengedit / publish / unseal per tender.

SoD (A dan B): recommend ≠ approve award. Evaluator teknis ≠ skor harga. Auditor hanya baca. Vendor tidak lihat HPS.

1. Peta peran (wewenang seed)

Role = jenis izin. Bukan “hanya orang ini yang pegang tender X” — itu roster (B).

Finance dan Legal bukan role seed (BRD §8).

flowchart LR
  subgraph Internal
    SA[Super Admin]
    PA[Procurement Admin]
    PM[Procurement Manager]
    RQ[Requester]
    TE[Technical Evaluator]
    CE[Commercial Evaluator]
    AP[Approver]
    AU[Auditor]
  end
  subgraph VendorPortal[Portal Vendor]
    VA[Vendor Admin]
    VU[Vendor User]
  end
  PA -->|isi paket sebagai Maker| VA
  PM -->|buka paket + publish| VA
  VA -->|bid| PA
  PA -->|assign evaluator| TE
  PA -->|assign evaluator| CE
  PA -->|recommend| AP
  AP -->|approve award| PA
  PA -->|SPK| VA

Keputusan terkunci (12 Sep 2026)

RBAC seed sudah cukup. Tidak menambah role Spatie. Maker / Checker / Ketua / Sekretaris / Approver publish = slot assignment per tender, diisi orang yang sudah punya role di atas.

• Head / Manager = procurement_manager (boleh juga Super Admin)
• Maker / Checker / Ketua / Sekretaris = procurement_admin atau procurement_manager
• Approver publish = approver atau procurement_manager
• Approver pemenang = approver (sudah ada)
• Evaluator teknis = technical_evaluator (pemilik pekerjaan yang di-assign)
• Evaluator komersial = commercial_evaluator
• Pemilik pekerjaan di luar platform = requester; di dalam = pantau + slot teknis
• Finance / Legal tetap bukan role seed

Desk rekanan (hingga TDR/SKT): Head menunjuk PIC + Checker berkas + Approver SKT. Boleh diganti; assignment lama tidak dihapus. Hanya PIC/Checker (atau Head) yang review + catatan revisi. Terbit SKT: Approver SKT, atau PIC jika Approver belum diisi, atau Head. SKT = Tanda Daftar Rekanan (TDR). EPROC_VENDOR_DESK.

Onboarding vendor (terkunci): daftar → verifikasi email (wajib sebelum tulis / kelola Tim pengguna; banner Wajib dibaca) → form lengkapi di /vendor/company (draft/revisi/ditolak, bukan Edit/Download) → submit. Komunikasi proses masuk lonceng navbar + email: submit SKT (ke Head/staf), tugas desk/roster, tolak dokumen/registrasi, ganti dokumen pasca-SKT, terbit SKT, BA aanwijzing/pembukaan, DQ, award. Identitas: nama, bentuk badan, skala, jenis kegiatan, alamat (negara–kode pos), PIC, NPWP/NIB. Keuangan: neraca & laba rugi 3 tahun + unggah scan/PDF/JPG/PNG. Bidang usaha = kategori dari katalog master. Catatan pemeriksa (revisi/tolak) tampil sebagai Wajib dibaca di dashboard dan profil. Beranda /vendor: kartu status + sisa masa SKT, ringkasan paket/SPK, deadline penawaran yang diikuti, linimasa registrasi & ikut tender. Setelah SKT: ganti scan/file di bagian Dokumen (Ganti dokumen / Ganti file); ganti nomor identitas lewat request panitia. Ganti file wajib yang sudah approved menunggu approve ulang sebelum ikut lelang. Navbar publik tanpa Minta demo.

Target B — slot operasional (roster sudah di kode)

Request tidak masuk lewat platform. Pemilik pekerjaan mengirim data kebutuhan ke Head / Manager Procurement di luar sistem (email, memo, rapat). Platform mulai saat Head membuka paket.

Pemilik pekerjaan  --(luar platform)-->  Head / Manager Procurement
                                              │
                                              ▼
                                    Buka project + assign roster
                                              │
                         Maker · Checker · Ketua · Sekretaris · Approver publish
                                              ▼
                              Tender review → Approval → Publish
                                              ▼
                         Vendor ikut / tidak → aanwijzing → penawaran
                                              ▼
                         User cek teknis · Panitia cek harga
                                              ▼
                         Recommend → Approver pemenang → SPK

Ganti petugas (pindah divisi): assignment lama ditutup (ended_at, alasan, pengganti) — tidak dihapus. Pengganti lanjut tender yang sama. Jejak aksi tetap atas nama pelaku saat itu. Checker: semua yang masih aktif wajib approve (urutan sebelum Approver). Approver publish: setelah gerbang Checker lulus, salah satu Approver aktif boleh bertindak.

SoD roster: Maker ≠ Checker aktif. Approver publish ≠ Maker. Recommend ≠ Approver pemenang.

Tupoksi paket (draft): Head buka paket di /tenders/new dan wajib tunjuk Maker / Checker / Ketua / Sekretaris / Approver publish di langkah itu. Kartu Roster di manage = ganti petugas atau isi paket lama. Maker update TOR/jadwal/dokumen. Checker / Ketua / Approver publish review saja (setujui atau kembalikan ke Maker dengan catatan). Bukan ubah TOR/jadwal. Publish hanya Head atau Approver publish. Approver tidak membatalkan tender. Jika Maker mengubah paket setelah ada approve, gerbang Checker→Ketua→Approver diulang. Jejak di kartu Roster + audit.

Urutan approve publish (wajib): Checker dulu, baru Ketua, baru Approver. Approver ditolak jika masih ada Checker aktif yang belum approve. Semua Checker aktif harus sudah approve (bukan Approver yang mendahului).

Dokumen finansial / angka penawaran (rahasia)

Vendor mengunci file penawaran dengan password. Sistem tidak membagikan password ke User. Buka sampul = aksi resmi bids.open + quorum, bukan “minta password ke vendor lewat chat”.

Blok tanda tangan BA (aanwijzing dan pembukaan — pola BRI; milik event itu, tidak dipinjam):

                    Tanda tangan panitia (wajib 3)
     Ketua                    Sekretaris              Divisi Pemilik Project

                    Tanda tangan PIC vendor peserta
     PIC vendor A             PIC vendor B            …

Scan BA bertanda tangan diunggah sebagai bukti event (ba_signed). Nama terang panitia terisi dari roster setelah slot Ketua / Sekretaris / Pemilik Project di-assign.

2. Alur ujung ke ujung

A. Yang dijalankan sekarang (as-built)

flowchart TD
  V0[Vendor daftar + verifikasi email] --> V0b[Form lengkapi + dokumen]
  V0b --> V1[Submit registrasi]
  V1 --> D0[Head tunjuk PIC desk]
  D0 --> P0[PIC / Checker review + catatan]
  P0 -->|revisi| V0b
  P0 --> V1b[Approver / PIC / Head terbit SKT]
  T0[Head buka paket + tunjuk panitia] --> T0b[Maker isi TOR jadwal dokumen]
  T0b --> T0c[Checker lalu Ketua lalu Approver]
  T0c --> T1[Head atau Approver publish]
  V1b --> T1
  T1 --> V2[Vendor minat + aanwijzing]
  T1 --> P1[Klarifikasi tertulis]
  V2 --> V3[Submit 3 sampul]
  V3 --> O1[Pembukaan + BA]
  O1 --> E1[CoI + skor]
  E1 --> R1[Recommend per lot]
  R1 --> A1{Approver award}
  A1 -->|approve| A2[Notifikasi menang / kalah]
  A1 -->|reject / return| E1
  A2 --> C0[Buat kontrak + terbit SPK]

Tidak ada PR di UI. Tidak ada PO / invoice di UI.

B. Pra-publish (roster — as-built)

flowchart TD
  U[Pemilik pekerjaan kirim data ke Head] -->|luar platform| H[Head / Manager Procurement]
  H --> R[Review HPS metode syarat]
  R --> D[Buka paket di sistem + assign panitia]
  D --> M[Maker isi TOR]
  M --> V[Checker lalu Ketua lalu Approver]
  V --> P[Head atau Approver publish]

Langkah GATE (opening, CoI, checklist, SoD ranking): PHASE1_JOURNEY_CHECKLIST.md.

3. Journey Vendor Admin

Menu as-built: Dashboard, Perusahaan, Tim, Keamanan, Tender, Kontrak (SPK). PO / Invoice / Kinerja hide.

flowchart TD
  A[Daftar akun] --> A1[Verifikasi email]
  A1 --> B[Form lengkapi profil + dokumen]
  B --> C[Submit]
  C --> D0[Head tunjuk PIC]
  D0 --> D{PIC / Checker review}
  D -->|catatan revisi| B
  D -->|wajib approved| E[Approver / PIC / Head terbit SKT]
  E --> Warn[UI: masa berlaku + perpanjang sebelum habis]
  Warn --> F[Katalog tender]
  F --> G{SKT aktif?}
  G -->|kadaluarsa / belum| H[Blok ikut lelang baru]
  H --> H1[Perbarui dokumen → vendor pemilik Perpanjang SKT]
  H1 --> Warn
  G -->|ya| I[Minat]
  I --> J[Aanwijzing: hadir dulu]
  J --> K[Klarifikasi bila perlu]
  K --> L[Unggah 3 sampul + receipt]
  L --> M[Pembukaan]
  M --> N{Menang?}
  N -->|tidak| O[Hasil + catatan]
  N -->|ya| P[Lihat SPK]

Email: belum verifikasi → simpan/unggah/submit/ikut ditolak. Form: draft/revisi/ditolak langsung lengkapi. SKT: wajib aktif untuk ikut lelang; tidak ada SKT sementara. Banner H-90…H-7 + kadaluarsa di dashboard / perusahaan / tender. Perpanjangan = unggah dokumen lalu PIC/Approver SKT terbit. Bid yang sudah masuk sebelum kadaluarsa tetap diproses. Event: aanwijzing dan pembukaan punya hadir + BA sendiri. Preview PDF = iframe. Vendor User: sama tanpa kelola tim.

Parkir setelah P: PO, delivery, invoice, bayar, kinerja.

4. Journey Requester / pemilik pekerjaan

Request tidak dibuat di platform. Data kebutuhan dikirim ke Head / Manager Procurement di luar sistem.

As-built: menu PR hide. Cek teknis = akun Technical Evaluator yang di-assign.

flowchart TD
  A[Kirim kebutuhan ke Head] -->|luar platform| B[Head buka paket + assign]
  B --> C[Login: pantau paket]
  C --> D[Cek dokumen teknis setelah di-assign]
  D --> E[Harga hanya dipantau - tidak menilai]

5. Journey Procurement Admin

Menu as-built: Dashboard, Tender, Evaluasi, Award, Kontrak (SPK), Vendor, Antrian registrasi, Laporan, Pengaturan (bila ada izin).

Tidak punya awards.approve — recommend bukan self-approve.

flowchart TD
  A[Login] --> B0[Ditugaskan desk rekanan]
  B0 --> B[Review berkas + catatan / terbit SKT]
  B --> C[Ditugaskan Maker: isi TOR jadwal dokumen]
  C --> D[Menunggu Checker Ketua Approver]
  D --> E[Aanwijzing + Q&A]
  E --> F[Pembukaan + SAH]
  F --> G[Assign evaluator]
  G --> H[Recommend]
  H --> I[Menunggu Approver pemenang]
  I --> J[Terbit SPK]

Staf tidak membuka paket dan tidak menekan Publish. Admin menjadi Maker/Checker/Ketua hanya di tender yang di-assign.

6. Journey Procurement Manager

Sama operasional Admin (kecuali buka paket), plus override ranking dan audit. Tidak kelola user (itu Super Admin).

As-built: menunjuk dan mengganti Maker / Checker / Ketua / Approver publish; history wajib. Setelah gerbang approve, Head atau slot Approver publish menekan Publish.

flowchart TD
  A[Login] --> B[Buka paket + assign panitia]
  B --> C[Monitor tender dan vendor]
  C --> D{Override ranking?}
  D -->|ya| E[Override + alasan]
  D -->|tidak| F[Pantau recommend]
  E --> F
  F --> G[Approver memutuskan award]
  G --> H[Pantau terbit SPK]

7. Journey Technical Evaluator

Menu: Dashboard, Tender, Evaluasi. Boleh baca /tenders/manage/{id} (paket, Q&A, SAH) tanpa aksi panitia. Tidak skor harga.

flowchart TD
  A[Ditugaskan ke tender/lot] --> B[Papan evaluasi]
  B --> C[CoI]
  C -->|conflict| D[Tidak nilai vendor terkait]
  C -->|clear| E[Checklist + skor teknis]
  E --> F[Selesai - menunggu recommend]

Target B: assignee = user pemilik pekerjaan paket itu.

8. Journey Commercial Evaluator

Skor komersial setelah opening. User pemilik pekerjaan tidak memakai peran ini.

flowchart TD
  A[Ditugaskan] --> B[Tunggu opening]
  B --> C[CoI]
  C --> D[Lihat harga]
  D --> E[Skor komersial]
  E --> F[Selesai]

9. Journey Approver / Management

Menu as-built: Dashboard, Tender, Award, Kontrak (SPK). Tidak membuka paket, tidak recommend.

SoD: tidak approve award yang ia recommend. Jika di-assign slot Approver publish, boleh menekan Publish setelah Checker → Ketua.

Target: slot Approver publish (multi, bisa diganti) terpisah dari Approver pemenang.

flowchart TD
  A[Login] --> B[Antrian award]
  B --> C{Keputusan lot}
  C -->|approve| D[Pemenang + unsuccessful]
  C -->|reject| E[Ranking terbuka]
  C -->|return| F[Kembali evaluasi]
  C -->|delegate| G[Penerima delegasi]
  G --> C

10. Journey Auditor

Menu: Dashboard, Tender, Vendor (baca), Kontrak (SPK), Laporan, Audit Trail. Tidak verify vendor.

flowchart TD
  A[Login] --> B[Laporan]
  B --> C[Tender / bid / award / SPK]
  C --> D[Audit trail]

11. Journey Super Administrator

Menu termasuk Pengaturan (user, peran, organisasi).

flowchart TD
  A[Login] --> B[Master organisasi]
  B --> C[User + role]
  C --> D[Kebijakan MFA / numbering]

12. Pasca-SPK (parkir)

API kontrak lanjut (jaminan, addendum, PO, invoice) ada. UI PO / invoice / kinerja hide. Jangan demo sebagai journey aktif.

SPK terbit  →  (nanti) jaminan → kontrak aktif → PO → delivery → invoice → bayar → kinerja

13. Menu vs peran (as-built cut A)

hide = PR_AND_FINANCE_ENABLED = false. URL langsung → 403.

14. Peta dokumen

Akhir dokumen